Conciliación Bancaria

Configuración:

·         Plan de cuentas: Ingresar a Contabilidad>>Maestros>>Plan de Cuentas

Definir las cuentas que se van a utilizar para registrar los movimientos Bancarios

·         Movimientos Bancarios: ingresar a Bcos y Valores>>Maestros>>Mov. bancarios

Definir los gastos a los que se le aplica IVA (Neto) y el porcentaje correspondiente y la cuenta por defecto

Definir el movimiento bancario correspondiente al IVA y el porcentaje correspondiente y la cuenta por defecto

Definir el resto de los movimientos bancarios y la cuenta por defecto (opcional)

Procedimiento:

·         Presionar el botón “Descargar Excel”

·         Seleccionar la dirección de destino y guardar

·         Abrir el Archivo Excel

·         En la fila “Saldo Inicial” ingresar la fecha de la última conciliación y el importe de la última conciliación (debe coincidir con el saldo y fecha de Soluciones)

·         Tomando el Excel que se descarga del banco (Home Banking) con el detalle de los movimientos bancarios, copie las columnas necesarias (fecha, numero de operación, concepto e Importe)

·         Y pegue en el en Excel descargado del sistema
·         Para los importes existen dos opciones:
o   Pegar todos los importes en la columna del Debe, en este caso los Débitos deberían ingresarse con importe negativo

o   Colocar los importes todos en positivo en la columna del Debe o Haber según corresponda

·         En la columna “Operación” seleccionar el movimiento bancario correspondiente para cada línea
·         En la columna “Nro Ope”  ingresar el número de operación correspondiente (que debe ser el mismo que fue ingresado en el sistema) de lo contrario ingresar cero
·         Grabar y cerrar el archivo

Nota: El orden de las filas no afecta en nada al proceso, el Excel puede estar ordenado por fecha, importe, detalle, etc.

·         En Soluciones presionar el botón “Importar Excel”

·         Seleccionar el archivo Excel y presionar el botón “Procesar Excel”

·         Terminado el proceso el sistema tildara los movimientos bancarios a conciliar (existentes en el sistema) y agregara líneas de los movimientos que no existen:
 o   El sistema compara los movimientos del Excel con los existentes en Soluciones, y tilda como conciliado cuando coincide (color celeste):

§  Fecha de Vencimiento (con tolerancia de un día para atrás o adelante)

§  Tipo de Movimiento Bancario

§  Numero de operación (en el caso de ser cero no se fija en este dato)

§  Importe

 o   Los movimientos ingresados en el Excel que no existen en soluciones se agregan al final (en color verde) 

·         Puede suceder que el campo “Presentación” (Fecha de Vencimiento) o el “número” de movimiento no coincidan entre el Excel y el Sistema, en este caso el sistema intentara agregar una fila nueva, lo que duplicaría los movimientos, para estos caso se debe editar los datos del movimiento del sistema (recuadro amarillo) para que coincida con el Excel

 o   En este ejemplo el depósito de $ 16 000 tiene como fecha de presentación en el sistema el día 27/01/2014, este movimiento se ingresó en el Excel con fecha de presentación 24/01/2014, por lo que editamos el movimiento del sistema (recuadro amarillo) corregimos la fecha de presentación y grabamos

·         Terminadas las correcciones presionamos el botón “Re-Procesar Excel” para que el sistema vuelva a comparar el Excel con los datos del sistema (se puede reprocesar todas las veces que sea necesario)

·         Al Re-Procesar Excel el sistema tilda los movimientos que tenían diferencias

·         La otra situación que se puede presentar es con los movimientos que no existen en Soluciones (color verde), cuando el movimiento no tiene una cuenta por defecto (definida en Bcos y Valores>>Maestros>>Mov. Bancarios) se indica con el semáforo rojo, en este caso se debe seleccionar la cuenta correspondiente al movimiento (haciendo click en el recuadro amarillo), las cuentas que se pueden seleccionar son las marcadas como “Conciliación Banco”  en Contabilidad>>Maestros>>Plan de Cuentas

·         Cuando el movimiento tiene definida una cuenta por defecto el semáforo es de color amarillo, esta cuenta si se desea se puede cambiar  (haciendo click en el recuadro amarillo)

·         Terminado el proceso “Confirmar” la conciliación normalmente (el saldo Final debe coincidir con el real)
·         Antes de confirmar se pueden destildar los movimientos que no se quieren conciliar

  En este momento el sistema:
 o   Marca como conciliado los movimientos ya existentes en el sistema (color azul)
 o   Crea los movimientos bancarios nuevos (color verde) y los marca como conciliados
 o   Graba el asiento de los movimientos bancarios nuevos

o   Graba una Nota de Debito correspondiente a los gastos con IVA